Coordonnateur(trice) administratif(ive) / Administrative coordinator

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Fédération franco-ténoise
Published
15 mai, 2020
Location
Yellowknife, Canada
Category
Default  
Job Type

Description

La Fédération franco-ténoise est un organisme à but non lucratif basé à Yellowknife. La Fédération franco-ténoise (FFT) a pour mission de promouvoir, encourager, et défendre la vie culturelle, politique, sociale et communautaire canadienne-française aux TNO afin d’accroître la vitalité des communautés francophones des Territoires du Nord-Ouest. Un organisme dynamique, en pleine évolution, la FFT offre aux résidents des Territoires du Nord-Ouest des services spécifiques à l’immigration, à la jeunesse, et à la santé. Elle cherche une personne tout autant dynamique pour se joindre à son équipe.
Pour en savoir plus, visitez site internet: www.federation-franco-tenoise.com.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous l’autorité de la direction générale, la personne sélectionnée :

Assure la coordination de l’organisme en effectuant les tâches suivantes :

• Maintient un contact régulier avec les principaux partenaires administratifs;
• Assure un classement efficace des documents en format papier et électronique ;
• Gère le courrier selon les procédures établies : le réceptionne, le distribue et l’envoie ;
• Assure l’archivage des dossiers et projets de la Fédération

• Coordonne la logistique des Conseils d’administration ( rencontre trimestrielle), de la tenue de l’assemblée générale annuelle, des Forums communautaires, du conseil territorial des présidences et des permanences et tout autre événement organisé par la FFT .

• Coordonne la production du matériel nécessaire aux diverses réunions ;
• Effectue divers suivis auprès des participants aux évènements et réunions ;
• Assure la prise de notes lors des rencontres du conseil d’administration ;
• Contribue à la réalisation des activités de la Fédération tel la Rentrée ;

Assure la gestion des ressources humaines de l’organisme notamment en effectuant les tâches suivantes :

• Assure la gestion des ressources humaines ;
o Administre la bonne tenue des dossiers des employé.e.s
o Point de contact avec la firme ADP – Firme responsable du service de paie
o Initie les nouveaux employé.e.s au fonctionnement interne et aux procédures administratives;

• Supervise et coordonne les procédures de bureau et étudie, évalue et applique de nouvelles méthodes de travail ;
• Mettre à jour le manuel des procédures administratives courantes.
• Maintient un inventaire du matériel nécessaire au bon fonctionnement du bureau et fait le renouvellement au besoin ;
• Assure la gestion administrative des équipements de bureautique et d’information ;

Assure la logistique et la gestion du bâtiment permettant à l’organisme d’exister notamment en effectuant les tâches suivantes :

• Coordonne et planifie les services administratifs relatifs, entre autres, aux besoins en locaux, aux déménagements, au matériel, aux fournitures, aux formulaires, à la disposition des biens, au stationnement, à l'entretien et à la sécurité ;
• Effectue une mise à jour régulière de l’inventaire du matériel auprès de la compagnie d’assurance et assure le renouvellement annuel des assurances ;
• Réalise et organise la gestion de l’accès au bâtiment pour l’ensemble des agents (mise à disposition des clés et attribue un code d’accès digicode)

Apporte un soutien à l’agent en charge de la comptabilité notamment en effectuant la mission suivante :

• Collecter hebdomadairement auprès des agents, l’ensemble des documents nécessaires à la tenue de la comptabilité.
• Préparer et exécuter les dépôts bancaires et s’occuper de la petite caisse.
• Préparer la conciliation de la VISA mensuellement
• Apporter une assistance à la préparation des demandes de subventions.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et des responsabilités susceptibles d'être effectuées par le titulaire de ce poste.
La personne sélectionnée pourra se voir attribuer toute autre tâche jugée pertinente par la direction générale.

CONNAISSANCES, EXPÉRIENCES ET QUALITÉS DE TRAVAIL RECHERCHÉS

• Etre titulaire d’un diplôme (collégial ou professionnel) en gestion administrative;
• Avoir une expérience d’au moins 6 mois en administration ou en gestion;
• Avoir un bon esprit d’analyse ;
• Détenir es capacités d’écoute
• Savoir gérer ses priorités ;
• Posséder des méthodes et usages propres à la tenue d’un bureau ;
• Une bonne connaissance des logiciels Excel, Word, PowerPoint est un atout;
• Une grande aisance dans les relations interpersonnelles;
• Une très bonne connaissance du français parlé et écrit et de l’anglais fonctionnel;
• Dynamisme, sens des responsabilités, respect, ouverture, autonomie, débrouillardise, flexibilité, créativité sont des qualités recherchées auprès des candidates et candidats.

CONDITIONS DE TRAVAIL

La personne choisie se joindra à une équipe de professionnelle, jeune et diversifiée; l’inclusion, le respect et l’innovation sont quelques-unes des valeurs véhiculées par cette équipe.

Durée : Poste permanent à 35 heures par semaine dans un environnement dynamique, en constante évolution. Contrat d’une durée de 12 mois.
Conditions d’emploi : avantageuses, comme un horaire de travail flexible et 3 semaines de vacances dès la première année.
Salaire : Entre $37,19 - $39 de l’heure, selon les compétences et expériences démontrées.
Date d’entrée en fonction : Dès que possible

Les personnes intéressées par ce poste sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation rédigés en français, sous pli confidentiel au plus tard vendredi le 29 mai à l’attention de Madame Linda Bussey, Directrice de la Fédération Franco-Ténoise à l’adresse courriel suivante : recrutementfft@franco-nord.com
Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leurs candidatures. Seulement les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

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